Бухгалтерія з подвійним записом - це поняття, що кожна бухгалтерська операція має два впливи на фінанси компанії. Основна книга - це запис двох сторін кожної транзакції. Якщо компанія продає товар, його дохід збільшується, а грошові кошти збільшуються на рівну суму. Коли компанія позичає кошти у кредитора, залишок грошових коштів збільшується, але залишок боргу компанії збільшується на ту ж суму.
Система подвійного запису створює баланс, що складається з активів, зобов'язань та власного капіталу. Аркуш збалансований, оскільки активи компанії завжди дорівнюватимуть своїм зобов'язанням плюс власний капітал. До складу активів належать усі товари, якими володіє компанія, такі як інвентар, готівка, машини, будівлі та навіть нематеріальні речі, такі як патенти. Зобов'язання представляють усе, що компанія заборгувала комусь іншому, наприклад короткострокову кредиторську заборгованість, що належить постачальникам, або довгострокові векселі, що підлягають сплаті перед банком. Власний капітал представляє частку власників у компанії. Акціонерний капітал може включати будь-які внески, внесені власниками компанії, плюс прибуток компанії або мінус збитки компанії.
Кожен запис має "дебетову" та "кредитну" сторони, записані в головній книзі. Рахунки активів збільшуються при списанні коштів та зменшуються при зарахуванні. І навпаки, зобов'язання та власний капітал збільшуються при кредитуванні та зменшуються при списанні. Якщо актив збільшується за дебетом, то кредитна частина запису буде або впливати на інший актив, зменшуючи його, або впливати на зобов’язання чи рахунок власного капіталу, збільшуючи його, щоб зберегти в балансі активи = зобов’язання + рівняння власного капіталу.
Наприклад, якщо Люсі відкриє новий продуктовий магазин, вона може розпочати бізнес, зробивши внести частину власних заощаджень у 100 000 доларів США. Першим входом у головну книгу буде дебет грошових коштів, збільшення активів компанії та кредит до власного капіталу, збільшення частки власності Lucie в компанії. Якщо Люсі придбає декілька стелажних одиниць за 5000 доларів на кредитній картці компанії, наступним входом у головну книгу буде дебет обладнання на 5000 доларів, збільшення активів компанії та кредит на кредитну карту, належну на 5000 доларів, збільшення зобов’язань компанії.
Для кожного облікового запису може вестись підголовник, який буде представляти лише половину запису. Однак головна книга має запис для обох половин запису. Коли Люсі придбає стелаж, підреєстр обладнання буде відображати лише половину входу, що є дебетом на Обладнання за 5000 доларів. Підреєстр кредитної картки, що належить до кредитної картки, міститиме запис про другу половину запису, кредит на 5000 доларів. У головній книзі до неї буде додано два рядки, де відображено як дебет, так і кредит по 5000 доларів кожен.
За даними Wall Street Journal, раннє використання системи подвійного введення було задокументоване Лука Пачолі в 15 столітті. Бухгалтери 1400-х років використовували ручку та папір для своєї діловодства, ретельно відслідковуючи кожен подвійний запис. Сьогодні бухгалтери зазвичай не використовують фізичну книгу загальної книги; однак, сучасне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку використовує ту саму основу концепції розміщення двох записів у головній книзі для кожної транзакції.
