Що таке негативне підтвердження?
Негативне підтвердження - це лист чи документ, у якому вимагається, щоб одержувач повинен відповісти відправника лише у тому випадку, якщо виникли проблеми зі змістом повідомлення або одержувач хотів відмовитися від події, на яку звернувся лист.
Листи-негативні підтвердження можуть використовуватися в багатьох типах бізнес-ситуацій і часто використовуються в галузі фінансових послуг. Мета повідомлення - зменшити кількість вхідних відповідей, які організація отримує у відповідь на лист, надісланий на свою клієнтську базу. У ситуації негативного підтвердження чи негативної згоди у зв'язку із тим, що компанія або організація, що надсилає повідомлення, отримує лише відповіді "не", на відміну від відповідей усіх, незалежно від їх думки.
Розуміння негативного підтвердження
Негативні підтвердження часто використовуються аудиторами та включають документ, надісланий вибірці клієнтів компанії, просять відповісти лише у тому випадку, якщо вони виявлять розбіжність між їхніми книгами та рахунком, записаним у фінансовій звітності компанії, що перевіряється. Негативне підтвердження зазвичай застосовується тоді, коли в бухгалтерському контролі компанії історично було дуже мало помилок, і тому вони вважаються сильними. Компанія просить повторно перевірити номери та підтвердити лише наявність розбіжностей.
Надіслати негативне підтвердження на відміну від позитивного підтвердження, яке вимагає відповіді, може заощадити час, який буде витрачено на відстеження відповідей та відповідь на невідповідальних одержувачів. Негативне підтвердження - це лише спосіб бухгалтеру переконатися, що обидві компанії повідомляють однакові номери.
Ключові вивезення
- Негативне підтвердження - це лист або документ, в якому вимагається, щоб одержувач повинен відповісти відправника лише в тому випадку, якщо виникли проблеми зі змістом повідомлення або одержувач хотів відмовитися від події, на яку звернувся лист. Негативні листи-підтвердження часто використовуються в галузь фінансових послуг, включаючи бухгалтерів, які хочуть перевірити фінансову інформацію клієнта. Негативні підтвердження допомагають зменшити кількість вхідних відповідей, які організація отримує у відповідь на лист, надісланий клієнтській базі.
Приклади негативних підтверджень
Негативні підтвердження мають багато додатків, до яких входять як бухгалтери, так і компанії з фінансових послуг.
Плани виходу на пенсію працівників
Листи негативного підтвердження часто розсилаються з планами 401 (k), які мають функцію автоматичного збільшення. За допомогою автоматичної ескалації відсоток зарплати працівника, внесений до кожного періоду оплати праці, автоматично збільшується щороку.
Завданням цього автоматично зростаючого рівня заощаджень є допомогти людям заощадити більше грошей на пенсію. За місяць до того, як відбудеться ескалація, реєстратор надсилає негативне підтвердження або негативну згоду. У листі повідомляється учасник, що ескалація внеску відбудеться, якщо учасник не зв’яжеться із реєстратором 401 (k) і не відмовиться від підвищення, щоб зберегти свою поточну ставку внеску.
Облік доходу
Негативний запит також може використовуватися для обліку продажів у виробника автомобіля. Згідно з книгами, виробник продав 200 дилерів автосалону на загальну суму 6 мільйонів доларів доходу. У листі негативного підтвердження зазначається, що якщо цифра в 6 мільйонів доларів була точною, відповідати не потрібно. Однак якби сума доходу становила лише 5 мільйонів доларів, виробнику потрібно було б повідомити бухгалтера про невідповідність книг посередництва.
Негативні підтвердження - це професійний спосіб сказати "не відповідай на мене, якщо не виникне проблема".
