Що таке добові виплати?
Добові виплати - це щоденні надбавки, що виплачуються працівникам для покриття витрат, понесених у відрядженні. Витрати бізнесу, як правило, включають проживання, транспорт, харчування та будь-які інші випадкові витрати. Добові - латинський термін "на день" - також може означати структурну систему компенсацій, в якій працівникові виплачують день, на відміну від години або місяця.
Ключові вивезення
- Добові виплати - це щоденні надбавки, які виплачуються працівникам для покриття витрат, понесених під час відрядження. Плата за добові кошти корисна, коли працівники стягують щорічні витрати на бізнес, як житло, харчування, проїзд тощо. Компанії можуть пропонувати добові у формі кредитних карток компанії, повне або часткове покриття витрат або фіксовані денні тарифи. Більшість фірм використовують стандартну ставку, встановлену федеральним урядом, як орієнтир для їх добових.
Розуміння добових виплат
Добові виплати корисні для деяких робочих місць, які потребують великих поїздок, змушуючи працівників збивати щорічні витрати на бізнес, такі як житло, харчування, проїзд тощо. Для покриття цих витрат компанії мають різні системи:
- Кредитні картки компанії: Деякі компанії видають своїм працівникам кредитні картки. Це дозволяє їм негайно оплачувати комерційні витрати, перебуваючи на роботі, не несучи ніяких витрат самостійно. Повне або часткове покриття витрат: Хоча деякі компанії покривають витрати працівників повністю, деякі фірми пропонують лише добові виплати за часткові витрати, зокрема за речі, такі як проживання, харчування та проїзд. Фіксована сума: Багато корпорацій надають своїм працівникам певну, фіксовану щоденну ставку. Очікується, що працівники покриватимуть ці або інші витрати на частину добову.
Добові виплати також стосуються структури компенсації, яку отримують деякі працівники. Працівники за добовою структурою отримують заробітну плату за день або за кількість виконаної роботи. Зазвичай ці працівники мають тимчасові або короткострокові контракти, на відміну від робочих місць на повний робочий день. Медичні працівники та заступники викладачів - приклади працівників, які мають графік добових платежів.
Спеціальні міркування
Комісії для більшості працівників федерального уряду встановлюються Адміністрацією загальних служб США (GSA). Компанії, що мають політику добових платежів за комерційні витрати, використовують цю федеральну ставку добових як орієнтир. Стандартні тарифи як для внутрішніх, так і для міжнародних поїздок набувають чинності 1 жовтня. Хоча ставки, встановлені урядом США, базуються на вартості життя в місті компанії, він може встановлювати його ставки вище або нижчі за стандартну ставку.
Добові виплати, що перевищують стандартну ставку, вимагають, щоб працівник сплачував податок із перевищення суми. Надлишок виплат міститься у графі 12 форми W-2. Якщо не подати звіт з роботодавцями про роботодавця протягом 60 днів, це, як правило, призводить до сплати податку на повну добову виплату.
Співробітники зобов'язані сплачувати податки на будь-яку суму понад стандартну добову ставку.
Добові виплати не є частиною заробітної плати працівника, якщо виплата дорівнює або менше федеральної добової норми і працівник подає звіт про витрати на бізнес своєму роботодавцю. Виплати, як правило, зараховуються як неоподатковуваний дохід працівникам і відображаються окремо від оподатковуваного доходу за формою W-2. Звіт про комерційні витрати повинен бути поданий роботодавцю протягом 60 днів з моменту закінчення поїздки і повинен містити детальну інформацію про мету поїздки, дату та місце розташування, а також квитанції про покриті витрати з власної кишені.
Щоденні добові для приватних осіб
Самозайняті особи можуть використовувати лише добові витрати на вартість харчування. Як і інші працівники, самозайняті особи повинні вести облік звітів про витрати із зазначенням дати, місця та мети відрядження. Зберігання квитанцій також може знадобитися, хоча в тих випадках, коли їх немає, все-таки хороша ідея дотримуватися їх.
Види добових виплат
Компанії по-різному обробляють добові виплати. Як було зазначено вище, вони можуть видавати кредитні картки, покривати повні або часткові витрати, пропонувати фіксовану ставку або вимагати від працівників покрити витрати з кишені для відшкодування в більш пізні терміни.
Добові виплати можуть покривати витрати бізнесу повністю або частково. Компанії можуть використовувати добові норми проживання та харчування, або добові, щоб покрити харчування лише. Наприклад, часткова добова допомога може становити 100 доларів США лише на покриття їжі, тоді як витрати на проживання та інциденти оплачуються з власної кишені. Деякі компанії здійснюють добові виплати, роблячи чеки працівнику, як свідчення того, що це окремо від доходу працівника.
Фіксовані ціни
Бізнес, який впроваджує метод фіксованого добового відшкодування витрат на бізнес, зазвичай виплачує працівникові фіксовану суму в день. Наприклад, добова оплата консультанта з інформаційних технологій (ІТ), що працює за тиждень в іншому місті, може становити 200 доларів на день - 100 доларів за проживання, 50 доларів за харчування та 50 доларів за побічні витрати.
Побічні витрати - це витрати, які конкретно не визначені, але визначаються на розсуд працівників. Випадкові витрати можуть включати витрати на транспорт, пральні, Інтернет, обслуговування номерів, поради щодо серверів тощо. Якщо працівник використовує свій особистий автомобіль у відрядженні, він буде відшкодований відповідно до ставки відшкодування пробігу Служби внутрішніх доходів (IRS) - необов'язкової ставки, яка використовується для обчислення відрахуваних витрат на експлуатацію транспортного засобу для ділових цілей.
Витрати без грошей
У випадках, коли працівники зобов’язані оплачувати свої витрати вперед та самостійно, компанії зазвичай вимагають від них подати претензії. Якщо претензії затверджені на власні витрати, фірми видають своїм працівникам відшкодування витрат на бізнес. Цей метод набагато більш трудомісткий, оскільки вимагає від персоналу перегляду претензій та квитанцій, затвердження або відхилення запитів на відшкодування коштів та видачі виплат працівникам.
Переваги добових виплат
Компанії, які користуються добовими платежами та / або кредитними картками компанії, економить працівникам час та клопотання щодо зберігання та подачі квитанцій. Якщо платіж покрито добовими, а вартість нижче суми добових, платіж затверджується без необхідності документації. Якщо вартість їжі, призначена працівником, становить 100 доларів на день, будь-яка витрачена сума, що дорівнює 100 доларам США на їжу на день, не потребує ділових квитанцій. Однак працівник витрачає вище цієї суми на харчування, квитанції потрібно буде подати до його відділу кадрів (HR).
Що відбувається з будь-якими грошима в надлишку? Співробітники можуть зберігати гроші, які не витрачені. Це може послужити стимулом для ощадливих витрат з боку працівників, які хочуть заощадити гроші.
