Журнал виплат грошових коштів - це запис, який ведуть внутрішні бухгалтери про всі фінансові видатки, здійснені компанією, до того, як вони будуть розміщені в головній книзі. Журнали виплат грошових коштів виконують ряд функцій, таких як джерело для запису списання податків та категоризація інших витрат. Цей журнал по суті функціонує як книга чекової книги для всіх практичних цілей.
Розбиття журналу про грошові виплати
Усі покупки, здійснені готівкою, реєструються в журналі виплат. Журнали виплат грошових коштів можуть фіксувати різні види витрат, присвоюючи код кожного виду витрат або записуючи різні витрати в різні стовпці. Ці журнали узгоджуються (як правило, щомісяця) із загальними рахунками, які потім використовуються для створення фінансової звітності за регулярні облікові періоди. Журнали ведуться в програмних пакетах бухгалтерського обліку і містять наступну основну інформацію: дату виплати, номер чеку, тип транзакції, суму, одержувач платежу та примітку.
Залежно від конкретного бізнесу, можуть бути потрібні додаткові стовпці для надання важливих деталей для записів про оплату. Наприклад, якщо компанія купує поставки оптом, вона може отримати знижку. Буде корисно окремий стовпець про суму отриманої знижки. Менеджер журналів повинен бути орієнтований на деталі та звертатись до кожної транзакції, щоб вести належний журнал. Також є хорошою практикою запровадити внутрішній контроль, щоб готівкові кошти не були спрямовані чи не присвоєні. Такий внутрішній контроль може мати форму перевірки великої суми виплачених коштів або відстеження схем платежів, щоб шукати незвичну діяльність.
Крім його використання для записів у головній книзі для формальної підготовки книг компанії, журнал виплат грошових коштів може надавати інформацію для власників в їх діяльності з управління грошовими коштами - скільки пішло на інвентаризацію того місяця, скільки на заробітну плату, скільки на оренду та оренду., скільки коштує для зовнішніх послуг тощо. Журнал стає хорошим ресурсом для керівництва майбутніми рішеннями щодо виплати готівки.
