Планування ресурсів підприємства (ERP) - це методологія, орієнтована на процес, яка інтегрує системи, що використовуються в різних підрозділах компанії, що забезпечує простий та рівномірний потік інформації під певним контролем, за допомогою використання програмних програм та визначених найкращих практик.
У цій статті описані інструменти, що використовуються в ERP, та їх характеристики для різних функцій, якими вони користуються. Щоб краще зрозуміти інструменти, почнемо з функціональних вимог.
Що потрібно від ERP-системи?
Будь-яка система ERP в основному повинна відповідати наступним функціональним вимогам.
- Це повинна бути уніфікована система з простими у використанні додатками та інтерфейсами, яка безперебійно працює в декількох підрозділах з необхідним керованим доступом загальної бази даних (або декількох, але спільних баз даних), доступних через різні програми. Утиліти пошуку та звітності для створення звітів на основі різних параметри (як-от "всі замовлення, що не були відкладені на вчорашній день, у категорії" іграшки ").
Інструменти, що відповідають вимогам ERP:
Для задоволення потреб вищезазначених функціональних вимог наступні інструменти та програми обов’язково інтегруються в систему ERP.
Зберігання даних та управління інформацією із встановленим документообігом у різних відділах та функціях є основою будь-якої системи ERP. Для зберігання даних доступні декілька рішень та інструментів, які включають реляційні бази даних таких компаній, як Oracle, Sybase, DB2 та безкоштовні пропозиції з відкритим кодом, такі як Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby тощо. Інші засоби управління інформацією можуть включати системи управління вмістом (CMS) і додатки для сховищ.
Залежно від галузі та необхідних функцій потрібно вибрати відповідну. Виробник може вважати транзакційну базу даних, наприклад Oracle або MySQL, більш важливою, оскільки дані на основі транзакцій переміщуються через різні статуси (від виготовлення до інвентарю до замовлення захоплення до продажу до статусу постачання). З іншого боку, компанія, що займається написанням контенту в Інтернеті, може знайти систему репозиторіїв CMS з контролем версій, що краще відповідає їх потребам.
База даних або сховище може бути як однією централізованою, так і множинною з автоматичним потоком даних з однієї бази даних в іншу. Визначений робочий процес забезпечує безперебійний рух даних. Бази даних можуть розміщуватися локально або віддалено або навіть у хмарі.
· Програми та інтерфейси з відповідним контролем дозволів:
Зберігання та управління даними потребує доступу лише для читання або редагування для обробки даних. Після виготовлення предметів їх потрібно позначити як готовий інвентар. Потім відділ управління запасами оновлює його як готовий до продажу. Після покупки товар повинен бути оновлений до статусу проданого тощо. Для цього прості у використанні програми та інтерфейси є невід’ємною частиною будь-якої системи ERP, яка також має визначені елементи управління та дозволи. Наприклад, як тільки товар позначений як проданий, тільки оператори відділу логістики повинні мати змогу оновлювати його далі, тоді як ті, хто з виробничого чи інвентарного відділу, мають лише доступ для перегляду.
Аналогічно, для ERP-інструмента для написання вмісту, коли автор передає вміст у редактор на рецензію, лише редактор повинен мати змогу змінювати його, щоб уникнути дублювання та конфлікту вмісту.
Щоб увімкнути такі вбудовані управління, програми та інтерфейси на основі дозволу, будь-яке рішення ERP, яке може бути на базі браузера, настільних установ чи планшетних / мобільних додатків. Команда з виробництва в стаціонарному місці віддасть перевагу інтерфейсу на робочому столі, тоді як торгова команда, яка постійно рухається, отримає перевагу від інтерфейсу на основі браузера або мобільного додатку.
Система ERP складається з декількох модулів та сховищ даних, де оновлення даних та дії слідують логічно визначеній послідовності на основі бізнес-потреб. Це становить робочий процес. Робочий процес можна розглядати як розум, який контролює різні функції тіла (потік крові, повітря, їжі та інших запасів, рух частин тіла тощо). Чітко визначений робочий процес із відповідним доступом на різних рівнях є необхідною частиною будь-якого рішення ERP.
Зазвичай використовувані інструменти, реалізовані в рамках ERP, включають Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM тощо.
Ще одна важлива вимога до системи ERP - рівень управління, рівень відділу, створення групи або індивідуальний рівень звітів. Зазвичай він доступний або у формі інформаційної панелі (з переглядом даних у режимі реального часу - відображає таку інформацію, як замовлення, отримані, але ще не відвантажені, невдалі платежі за останній тиждень тощо), або налаштовані звіти, створені загальними словами або даними, редагування програм, таких як електронні таблиці.
Більшість інструментів звітування та інформаційних панелей працюють у режимі реального часу (або з мінімальним затримкою часу). Як і додатки, які використовуються відділами для оновлення даних, ці інструменти звітування / перегляди панелі інструментів доступні у вигляді браузерних або настільних установок. Вони також включають функції звітування в кінці дня, які пропонують надсилання електронних повідомлень з діаграмами / графіками / таблицями у вигляді додатків Microsoft Excel або Word.
· Інструменти для зв'язку:
У будь-якій системі, що працює в декількох відділах, спілкування є обов'язковим. Системи ERP полегшують це, пропонуючи інструменти для автоматизованої генерації пошти на основі дії, миттєвих повідомлень, чатів або загальних функцій трансляції на індивідуальному та груповому рівнях. Скажіть, як тільки замовлення позначено як "Готовий до відправки", в відділ логістики слід запустити автоматизовану пошту для початку процесу відправки; Або якщо на кухні піцерії з’явилася проблема, загальним трансляційним повідомленням можна надіслати всі інші відділи, щоб перестати приймати подальші замовлення.
Інші функції обміну миттєвими повідомленнями (такі як Lync, Chatter або Yammer) вбудовані для легкої та миттєвої комунікації.
Крім перерахованих вище інструментів, які є невід'ємною частиною будь-якої системи ERP, є додаткові, які можна інтегрувати за необхідності:
В систему ERP може бути інтегровано багато аналітичних інструментів для бізнес-розвідки, прогнозного аналізу, обміну даними та відповідного аналізу. Ці аналітичні інструменти використовуються для отримання цінних відомостей для створення стратегічних бізнес-рішень на основі наявних даних (наприклад, відстеження поведінки споживачів за святковими покупками, порівняльних результатів для товарів червоної кольорової полиці, що мають більше продажів, ніж товарів на полиці синього кольору тощо).
· Інструменти розподілу ресурсів та планування завдань:
ERP-системи також можуть інтегрувати інструменти для розподілу ресурсів між відділами та завданнями (для трудомістких галузей). Ці інструменти працюють за простим принципом певного часу, визначеного завданням / проектом, згідно графіку наявності ресурсів. Після завершення завдання ресурсу автоматично присвоюється нове завдання, що відповідає його навичкам, або розміщується в пулі для наступного завдання. Інструменти мають функціональні можливості для ручного втручання на рівні керівника у випадку затримки завдання. Переваги включають чітку наочність щодо поточного та майбутнього навантаження, оптимальне використання ресурсів, вивчення можливостей автоматизації тощо.
· Інші додаткові можливості: ERP системи можуть інтегрувати модулі для управління людськими ресурсами, управління проектами, системи відстеження часу, управління документами тощо, відповідно до потреб бізнесу. Існує велика кількість інструментів, доступних для кожної галузі та типу функцій, а постачальники ERP надають допомогу зацікавленим клієнтам у виборі найкращого підходу. Інтернет завжди доступний для самодопомоги щодо отримання необхідної інформації.
Підсумок:
ERP - це складна основа для впровадження і зазвичай потребує спеціалізованого постачальника для впровадження. Дві великі вузькі місця, виявлені при впровадженні ERP, - це великі витрати та недотримання кращої практики. Хоча вартість може бути певною мірою пом'якшена шляхом ретельного оцінювання різних постачальників та оцінки вільних інструментів з відкритим кодом, інший виклик невдач через відсутність дотримання кращих практик може бути зменшений за допомогою цілеспрямованого навчання працівників. Правильна оцінка на початкових етапах, співпраця з постачальниками, які мають правильний досвід та чітке розуміння вимог з самого початку, допоможуть ефективному та успішному впровадженню інструментів ERP. (Детальніше про те, як прочитати, див. "Тематичні приклади успішного планування ресурсів підприємства")
