Що таке Petty Cash?
Фонд дрібних грошових коштів - це невелика кількість грошових коштів, що зберігаються на руках для оплати незначних витрат, таких як канцелярські товари чи відшкодування. Фонд дрібних грошових коштів буде періодично звірятись, операції також фіксуються у фінансовій звітності. У кожному відділенні для великих корпорацій може бути фонд дрібних грошових коштів, який може бути ящиком або ящиком.
Ключові вивезення
- Грошові кошти або фонд дрібних готівкових коштів - це невелика кількість готівкових коштів, які використовуються для оплати витрат, занадто малі, щоб заслужити написання чека. У кожному відділенні для великих корпорацій може бути дрібний ящик або ящик для дрібних готівкових коштів. для канцелярських товарів, карток для клієнтів, квітів, оплати за обід, який обслуговують працівників, або відшкодування працівникам витрат.
Розуміння дрібної готівки
Операції з дрібними готівковими коштами забезпечують зручність для невеликих транзакцій, для яких видача чека є необґрунтованою або неприйнятною. Невелика кількість грошових коштів, яку компанія вважає дрібною, буде відрізнятися, при цьому багато компаній зберігають від 50 до 200 доларів як фонд дрібних грошових коштів. Приклади транзакцій, для яких використовується дрібний готівковий фонд, включають:
- Канцелярські товариКартки для покупцівПлошникиПокупка на обід для невеликої групи працівниківВиплата працівникові за невеликі витрати, пов'язані з роботою
Для здійснення нагляду за фондом призначаються зберігачі дрібних грошових коштів. Обов'язки, пов’язані з зберіганням, зазвичай включають в себе виконання правил та положень про дрібну готівку, вимагання поповнення та видачу коштів.
Спеціальні міркування
Фонд дрібних грошових коштів періодично звіряється, щоб перевірити правильність залишку фонду. Зазвичай, коли баланс дрібної готівки падає до заданого рівня, зберігач звертається за додатковою готівкою з касира. На цей час підраховується загальна сума всіх надходжень, щоб забезпечити відповідність виплаченим коштам з дрібної каси. Якщо потрібні нові кошти, касир пише новий чек для фінансування дрібної касової скриньки та бере, в обмін, квитанції від покупок, які виснажували готівку.
Процес узгодження гарантує, що залишок залишку фонду дорівнює різниці між початковим балансом за вирахуванням витрат, детально розписуваних у квитанціях та рахунках-фактурах. Якщо залишок, що залишився, менший, ніж має бути, виникає дефіцит. Якщо залишок, що залишився більше, ніж повинен бути, виникає надмірна сума. Хоча можуть бути незначні розбіжності, при незбалансованості джерело розбіжності слід визначити та виправити.
Служба внутрішніх доходів (IRS) рекомендує подавати дрібні рахунки та додавати їх до квитанцій для обліку та документування дрібних грошових витрат.
Вимоги до дрібної готівки
Використання фонду дрібних грошових коштів обходить певний внутрішній контроль. Наявність дрібної готівки не означає, що до неї можна отримати доступ з будь-якою метою та будь-ким. Багато компаній використовують жорсткий внутрішній контроль для управління фондом. Часто обмежені особи мають право затверджувати виплати коштів і можуть робити це лише за витрати, пов’язані з законною діяльністю компанії або операціями.
Можливо, призначений дрібний касир видавати чек для фінансування дрібної касової каси та здійснити відповідні записи бухгалтерського обліку. Зберігач дрібних грошових коштів покладається на розповсюдження готівки та збирання квитанцій за всі покупки чи будь-яке використання коштів. У міру зменшення загальної суми дрібної готівки надходження повинні збільшуватися та привласнюватися до загальної суми вилученої суми.
Маючи касу дрібної готівки та зберігача дрібних грошових коштів, подвійний процес допомагає зберегти кошти в безпеці та забезпечити доступ до них лише уповноваженим.
Запис дрібної готівки
Коли використовується дрібний готівковий фонд, операції з дрібними готівковими коштами все ще фіксуються у фінансовій звітності. Жодних записів журналу бухгалтерського обліку не робиться, коли покупки здійснюються за дрібну готівку, лише тоді, коли зберігачу потрібно більше грошових коштів, а в обмін на квитанції надходять нові кошти, - записи журналу записуються. Запис у журналі, що надає зберігачу більше грошових коштів, - це дебет до фонду дрібної готівки та кредит до готівки.
Якщо існує дефіцит або надмірний обсяг, запис у рядку журналу записується на рахунок, що перевищує / короткий. Якщо фонд дрібної готівки закінчився, вводиться кредит для відображення прибутку. Якщо фонд дрібних готівкових коштів короткий, вводиться дебет для відображення збитків. Завершений або короткий рахунок використовується для примусового балансу фонду після звірки.
