Під основу нарахування бухгалтерського обліку враховуються доходи та витрати, коли вони отримуються. Це відрізняється від касової бази бухгалтерського обліку, де вони звітуються щоразу, коли грошові кошти фактично надходять у та з бізнесу. Більшість бухгалтерів вважає метод обліку нарахування кращим показником прибутковості для цілей звіту про прибутки та збитки.
Більшість компаній використовують бухгалтерський облік як нарахування як свою стандартну бухгалтерську практику, хоча він є більш складним та суб'єктивним, ніж облік готівки. Більшість компаній мають деякі форми простроченої кредиторської заборгованості та дебіторську заборгованість, наприклад, продаж у кредит або проекти, що дають потоки доходу протягом тривалого періоду часу. Ці події реально впливають на діяльність бізнесу, навіть якщо негайно не надходять гроші.
Наприклад, компанія, яка продає предмет меблів у кредит, фіксує продаж негайно, а не після того, як усі платежі нарешті надійшли. Коли платежі були отримані до того, як послуга була надана або товар фактично був зроблений та доставлений, метод обліку нарахування розглядає цю подію як зобов'язання. Компанія визнає дохід традиційним способом лише тоді, коли надійшла повна оплата.
Майже завжди облік нарахувань розглядає визнання витрат на основі визнання відповідного доходу. Це відомо як принцип відповідності. Цей принцип, продиктований загальноприйнятими принципами бухгалтерського обліку (GAAP), стосується як продажу товарів, так і надання професійних послуг. Без цього фінансова звітність виявила б дуже мало корисної інформації, оскільки читачі не мали б точної оцінки активів та зобов'язань.
Щоразу, коли транзакція фіксується протягом одного облікового періоду, але грошові доходи фактично не отримуються до наступного облікового періоду, бухгалтери називають це нарахованими доходами. Аналогічно нараховані витрати відносяться до тих витрат, які були понесені протягом одного періоду, але сплачені в іншому. Основа нарахування бухгалтерського обліку є обов'язковою для будь-яких підприємств, які ведуть інвентаризацію. Для тих, хто має менше 10 мільйонів доларів США, може застосовуватися гібридний метод нарахування та обліку грошових коштів до тих пір, поки метод нарахування використовується для продажів, закупівель та товарно-матеріальних цінностей.
Корпоративне програмне забезпечення, наприклад QuickBooks, стало надзвичайно популярним для бізнесу та приватних осіб. Хоча багато хто випускає звіти як за готівкою, так і за нарахуваннями, нарахування за замовчуванням майже завжди нараховується.
Незважаючи на те, що метод нарахування більш точно відображає внески та виручки ділових доходів, він також ускладнює розуміння того, скільки готівкових коштів є фактично. Підприємства, які ретельно не стежать за своїми грошовими потоками окремо від свого обліку нарахування, можуть зіткнутися з серйозними проблемами грошових потоків. Це особливо важливо для тих підприємств, які сильно покладаються на кредитні рахунки та затримки платежів від своїх клієнтів.
