Періодична інвентаризація проти постійної інвентаризації: огляд
Періодичні та безстрокові системи інвентаризації - це два контрастні методи обліку, які підприємства використовують для відстеження кількості наявної у них продукції. В цілому, система безстрокової інвентаризації пропонує багато переваг у порівнянні з періодичною системою, і зараз її використовують усі основні торгові мережі. Однак власник малого бізнесу все ж повинен врахувати, чи перевага від встановлення вічної системи інвентаризації буде перевищувати додаткові витрати.
Періодична інвентаризація
Періодична система використовує періодичні фізичні підрахунки для вимірювання рівня запасів і собівартості реалізованих товарів (COGS). Покупки товарів відображаються на рахунку покупок. Рахунок товарно-матеріальних цінностей та рахунок проданих товарів оновлюються в кінці встановленого періоду - це може бути раз на місяць, раз на квартал або раз на рік. Собівартість реалізованих товарів є важливим показником бухгалтерського обліку, який, якщо відняти дохід, показує валову маржу компанії.
Вартість товарів, реалізованих за системою періодичних запасів, розраховується так:
Початковий баланс товарно-матеріальних цінностей + вартість придбання запасів - вартість закінчення інвентаризації = вартість товарів, що продаються
Оскільки підприємства часто перевозять товари тисячами, то фізичний підрахунок може бути складним та трудомістким. Уявіть, що ви володієте магазином канцелярських товарів та намагаєтесь рахувати та записувати кожну кулькову ручку на складі. Тепер помножте це на мережу для офісного постачання. З цих причин багато компаній проводять фізичний облік лише один раз на квартал або навіть раз на рік. Для компаній, що знаходяться в періодичній системі, це означає, що облік товарно-матеріальних цінностей та вартість проданих товарів не обов'язково є дуже свіжими або точними.
Вічний запас
На відміну від цього, вічна система постійно відслідковує залишки запасів, оновлюючись автоматично, щоразу, коли продукт отримується чи продається. Покупки та повернення негайно записуються на інвентарний рахунок. Поки немає крадіжок або пошкоджень, залишок на рахунку товарно-матеріальних цінностей повинен бути точним. Рахунок вартості товарів, що продаються, також постійно оновлюється під час кожного продажу. Вічні системи інвентаризації використовують цифрову технологію для відстеження інвентаризації в режимі реального часу, використовуючи оновлення, що надсилаються в електронному вигляді до центральних баз даних.
У продуктовому магазині, що використовує постійну систему інвентаризації, коли продукція зі штрих-кодами перебирається та оплачується, система автоматично оновлює рівні запасів у базі даних.
Ключові відмінності
Періодичні системи обліку запасів, як правило, краще підходять малому бізнесу за рахунок придбання технології та персоналу для підтримки вічної системи. Бізнес, такий як автосалон чи художня галерея, може бути краще підходить до періодичної системи через низький обсяг продажів та відносну легкість відстеження товарних запасів вручну. Однак відсутність точної інформації про вартість проданих товарів або залишки запасів у періоди, коли не було останніх фізичних обліку запасів, може перешкоджати прийняттю бізнес-рішень.
Компанії з високим обсягом продажів та кількома роздрібними торговими точками (наприклад, продуктові магазини чи аптеки) потребують вічних систем інвентаризації. Технологічний аспект вічної системи інвентаризації має багато переваг, таких як можливість більш легкої ідентифікації помилок, пов'язаних з інвентаризацією. Вічна система може відображати всі транзакції всебічно на рівні окремих одиниць. За безстроковою системою менеджери мають змогу здійснити відповідні терміни закупівлі, чітко знаючи кількість товару на руках у різних місцях. Більш точне відстеження рівнів запасів також забезпечує кращий спосіб моніторингу таких проблем, як крадіжка.
- Система періодичної інвентаризації використовує періодичні фізичні підрахунки для вимірювання рівня товарно-матеріальних цінностей та собівартості проданих товарів (COGS). Вічна система постійно відстежує залишки запасів, а оновлення здійснюються автоматично щоразу, коли продукт приймається чи продається. Періодичний облік запасів системи, як правило, краще підходять для малого бізнесу, тоді як підприємствам з великим обсягом продажів і безлічі роздрібних торгових точок (наприклад, продуктові магазини або аптеки) потрібні постійні системи інвентаризації.
