Для малого бізнесу з невеликою кількістю операцій кмітливий власник бізнесу може використовувати Excel в якості заміни бухгалтерського програмного забезпечення. Excel має всі інструменти, необхідні для створення та ведення загальної книги, але для цього потрібне чітке розуміння базового обліку та увага до деталей. Для власників бізнесу, які не впевнені, чи готові вони чи мають ресурси для інвестування у програмне забезпечення бухгалтерського обліку, Excel може стати гарним місцем для початку ведення бухгалтерських записів до придбання облікового програмного забезпечення.
Використання Excel як Генеральної книги
Проста настройка ведення записів спочатку повинна містити стовпці для дати трансакції, опису транзакції та довідкового номера, наприклад, рахунків-фактур або чеків. У наступних стовпцях буде перераховано кожен обліковий запис, який буде використовуватися протягом року. Ретельна думка повинна підходити до вибору облікових записів, оскільки згодом буде важко повернутися та внести зміни. Зліва направо, першими переліченими рахунками мають бути рахунки у звіті про прибутки та прибутки, починаючи з доходів і закінчуючи витратами. Далі будуть рахунки активів, потім рахунки пасивів та нарешті будь-які рахунки в капіталі.
Основна книга використовує ведення бухгалтерського обліку з подвійним записом, щоб відслідковувати всі трансакції компанії, і важливо мати чітке розуміння цієї концепції, перш ніж почати використовувати Excel як основну книгу.
Що таке бухгалтерія з подвійним записом?
Якщо це нова компанія, першою транзакцією, швидше за все, буде власний капітал, вкладений у компанію. Як приклад, скажімо, підприємець на ім’я Джейн вирішує відкрити машинний магазин. У неї є заощадження в 750 000 доларів, щоб розпочати бізнес, і відкриває перевірку рахунків з коштами.
Використовуючи концепцію бухгалтерського обліку з подвійним записом, Джейн знає, що ця транзакція збільшить рахунок грошових коштів компанії (дебетовий запис) і компенсується збільшенням рахунку власного капіталу власника (кредитний запис). У цій системі Excel всі записи дебету повинні записуватися як позитивні значення, тоді як усі записи кредиту повинні бути записані з від’ємними значеннями.
У цьому прикладі Джейн повинна ввести дату трансакції та опис типу "капітальні інвестиції" в перший рядок електронної таблиці. Потім вона додасть позитивний внесок у розмірі 750 000 доларів у стовпець “готівковий” електронної таблиці та негативний запис на суму 750 000 доларів у стовпці рахунку “власний капітал” власника. Для перевірки цифр Джейн повинна використовувати формулу Суми, щоб переконатися, що всі записи у кожному рядку дорівнюють нулю доларів.
Звідти Джейн продовжить вводити рядок для кожної транзакції. Якщо вона придбає обладнання за грошові кошти компанії, Джейн укладе транзакцію, щоб показати дебет або позитивний запис, у стовпчик рахунку "обладнання", а кредит, або негативний запис, у стовпчик "готівковий" рахунок. Якщо вона продає послуги обробці клієнтові, вона записує кредит на рахунок "доходу" та дебет на рахунок "власний капітал".
Нарешті, підсумок для кожного стовпця облікового запису має бути підсумований у нижній частині електронної таблиці. Суму всіх рахунків доходів можна скласти разом для обчислення поточного чистого доходу. Інші стовпці можна налаштувати за потребою для обчислення, наприклад, загальних активів, загальних зобов'язань та загального капіталу.
