Що таке ваучер?
Ваучер - це документ, який використовується відділом кредиторської заборгованості компанії для збору та подання всіх підтвердних документів, необхідних для затвердження сплати зобов’язання. Ваучер - це фактично резервні документи для кредиторської заборгованості. Кредиторська заборгованість - це короткострокові рахунки, які компанії належать постачальникам та постачальникам.
Ваучер важливий, оскільки це внутрішній механізм контролю бухгалтерського обліку, який забезпечує належний дозвіл на кожен платіж та фактично отримані товари чи послуги.
Ключові вивезення
- Ваучер - це документ, який використовується відділом кредиторської заборгованості компанії, що містить підтверджуючі документи для отримання рахунку-фактури. Ваучер по суті є резервними документами для кредиторської заборгованості, які є рахунками, які компанії належать постачальникам і постачальникам. Документи у ваучері можуть включати в себе постачальник рахунок-фактура, сума заборгованості, термін погашення, рахунки в головній книзі та квитанції від доставки. Усі суми непогашених ваучерів, що належать, підлягають нарахуванню, а одна одноразова сума записується як кредиторська заборгованість на балансі.
Як працюють ваучери
Компанії мають різні короткострокові фінансові зобов'язання перед постачальниками та постачальниками протягом звітного періоду. Компанії, можливо, доведеться купувати інвентар або сировину у постачальників, які використовуються у виробництві товарів компанії. Постачальники по суті надають компанії продовження кредиту, що дозволяє здійснити оплату в найближчому майбутньому, наприклад, 30, 60 або 90 днів.
Ваучер - це форма, яка включає всі підтверджуючі документи із зазначенням заборгованості та будь-яких платежів, виплачених постачальнику чи продавцю за непогашену заборгованість. Ваучер та необхідні документи записуються до реєстру ваучерів. Деякі підтверджуючі документи у ваучері можуть включати:
- Рахунок від постачальника Постачальника або ім'я постачальника, який повинен бути сплаченийУмови оплати, такі як заборгована сума, дата платежу та будь-які знижки, надані постачальником за дострокове оплату рахунку-фактури, Замовлення на покупку компаніїПриймання, що показує, що товари були отримані компанією від постачальника. Основна книга рахунки, що використовуються для обліку, підписи від уповноважених представників компанії на придбання та оплатуДоставка платежу та дата після сплати рахунку постачальнику
Загальна сума всіх ваучерів, у яких є залишки заборгованості, обліковується як кредиторська заборгованість на балансі. Після сплати ваучера доказ про сплату включається до ваучера і фіксується як оплачений ваучер.
Наскільки ваучери корисні
Ваучери компанії служать ключовим джерелом доказів при проведенні аудиту. Аудитор виконує набір процедур, щоб визначити, чи фінансова звітність не містить суттєвих викривлень. Ваучери підтверджують, що придбані товари були фактично отримані, що підтверджує твердження аудитора про те, що товари та послуги, розміщені у фінансовій звітності, дійсно існують. Ваучери також виправдовують грошові виплати фірми постачальникам та документи на рахунки в головній книзі, що використовуються для здійснення операції.
Використання ваучерної системи також знижує ризик домовленостей працівників про крадіжку активів компанії. Для запобігання крадіжок співробітників компанії застосовують розподіл обов'язків, а це означає, що критичні завдання покладаються на різних людей в організації. Ваучер документує, що завдання виконуються кількома людьми, і створює паперовий слід, щоб аудитор міг підтвердити, що обов'язки були правильно відокремлені.
Приклад ваучера
Місцевий ресторан замовляє м'ясо та рибу кожні кілька днів у своїх постачальників. Менеджер ресторану заповнює замовлення на купівлю 30 фунтів м’яса, а власник ініціює замовлення на купівлю, щоб затвердити відправлення. Коли відправлення отримано, вміст відправлення порівнюється з замовленням на придбання, щоб переконатися, що відправлення відповідає тому, що було замовлено. Ресторан заповнює квитанцію про доставку, щоб документувати процес, а квитанцію про доставку порівнюють з рахунком-постачальником продавця.
Ваучер, який є титульною сторінкою, що пояснює додані документи, включає замовлення на покупку, квитанцію про доставку та рахунок-фактуру. Сума закупівлі додається та записується на кредиторську заборгованість, що підлягає сплаті на балансі до моменту сплати. Власник переглядає всю інформацію про ваучер перед тим, як підписати чек.
У ваучер також входять рахунки загальної книги, що використовуються для реєстрації транзакції. Наприклад, ресторан може зарахувати (збільшити) рахунок запасів м'яса та списати (зменшити) готівковий рахунок для запису платежу. Одержувач платежу та дата записуються, щоб засвідчити, що ваучер був сплачений. Кредиторська заборгованість відображатиме нижчий баланс через рахунок, що сплачується, якщо припускати, що додаткова кредиторська заборгованість не створюється.
